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Ahorro de costos, mayor eficiencia y sostenibilidad son todos sinónimos del mercado sudafricano. La mayoría de las empresas están conduciendo hacia una empresa más ágil que opera de manera más eficiente mientras reduce los costos operativos. La impresión y sus costos asociados no son diferentes.

Te enseñamos a reducir tus gastos de impresión

En un entorno empresarial moderno estos son algunos de los pasos importantes sobre cómo se puede reducir efectivamente la cantidad de gasto dentro de su entorno de impresión.

Paso 1 – Gestión de contratos

Los contratos y la gestión de los mismos son la puerta de entrada para inicializar los esfuerzos para reducir los costos de impresión. Como empresa, puede aprovechar un mercado de proveedores muy competitivo para determinar su solución adecuada para su uso, que no solo satisface una necesidad operativa actual, sino una solución preparada para el futuro.
Algunos puntos a considerar cuando se negocian contratos nuevos o renovados:
Si se rentan activos, se reduce el monto del alquiler después del período de alquiler inicial.
Racionalización de equipos subutilizados, eliminación de dispositivos debido al exceso de capitalización. Recibiendo el beneficio de la reducción de los costos operativos de funcionamiento con los nuevos dispositivos y los costos de copia por costo (CPC) renegociados. Mantenerse alejado del volumen mínimo de facturación y los CPC con todo incluido.

Paso 2 – Visibilidad y Control

Como la impresión, y todo el software de impresión relatable son todos facilitadores de procesos de negocio eficientes y efectivos, naturalmente se incluyen en el presupuesto de TI de una empresa. La visibilidad de estos elementos en todas las empresas es muy importante para garantizar que los SLA y las operaciones sean efectivos, pero también para permitir que el personal de TI tenga información sobre este gasto para mantenerlo bajo control.
Aquí es donde las herramientas de software se vuelven importantes para permitir que las empresas accedan a los datos granulares en el “Por qué”.
¿Por qué seguimos imprimiendo estos documentos? ¿Por qué imprimimos tantos documentos en Finanzas? Comprender todas estas preguntas permite que toda la información se convierta en información para el negocio, creando una línea de base poderosa para el cambio.

Paso 3 – Cambio impulsado por datos

Ya no es suficiente tener datos o recibir datos de proveedores, ya que la información por sí sola no permite que los cambios se guíen de acuerdo con las estrategias para reducir los costos.
Más importante aún, la información sobre los datos permite a las empresas impulsar el cambio requerido para comprender los procesos relacionados con la impresión y cómo pueden optimizarlos, con la intención de introducir procesos y flujos de trabajo que generen resultados que hablen de la transformación digital.
Dado que la transformación digital es una estrategia crítica para cualquier empresa, los datos son clave para comprender los procesos comerciales y el rendimiento actuales, para trazar la visión de futuro y aprovechar todas las herramientas necesarias que conducen hacia el futuro. Un futuro de menos procesos basados en papel que son digitales en origen, pero su resultado final continúa siendo impreso.

Paso 4 – Anticipando el futuro

Anticipándose a un mundo más automatizado y digital, donde la tecnología, las aplicaciones y los sistemas se convierten en los impulsores clave para una mejor experiencia del cliente, los modelos SaaS se combinan con las aplicaciones más avanzadas de DMS / ECM para aumentar la eficiencia y eliminar procesos que pueden automatizarse.
Esto maximiza las capacidades de la tecnología para procesar datos que permiten que los recursos físicos se centren en el proceso interactivo humano, para impulsar la experiencia del cliente y aumentar el rendimiento de la empresa.
Para aprovechar los beneficios de los pasos anteriores, para reducir en última instancia el gasto en impresión, las empresas deberán adoptar el futuro de la digitalización y aprovechar las oportunidades que brinda el futuro.

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